Apa itu SOP? Pengertian, Manfaat dan Fungsinya

Mudabicara.com_ SOP merupakan bagian penting dari suksesnya sebuah perusahaan, instansi bahkan organisasi. Selain sebagai acuan kerja, SOP juga menjadi panduan bagi para pekerja agar berjalan sesuai dengan keinginan bersama.

SOP adalah singakatan dari bahasa Inggris yaitu Standard Operating Procedure. Apabila dalam bahasa Indonesia kata SOP memiliki arti Standar Operasinal Prosedur.

Nah! sahabat mudabicara tahu tidak apa itu pengertian SOP, manfaat dan fungsinya?. Jika belum tahu, kali ini mudabicara ingin mengulas tentang ketiga hal tersebut. Selengkapnya silahkan simak artikel berikut ini:

BACA JUGA : Apa Perbedaan Public Relations Dan Corporate Communication?

Pengertian SOP

SOP adalah sistem yang disusun untuk memudahkan, menertibkan serta merapikan suatu pekerjaan. Pada dasarnya SOP lahir dengan bentuk dokumen yang beisi segala prosedur pekerjaan.

Tujuan adanya SOP tak lain agar pekerjaan berjalan dengan efektif dan effisien sehingga meraih keuntungan dengan maksimal. Hampir setiap perusahaan, instansi dan organisasi memiliki SOP yang berbeda-beda. Hal itu tergantung visi dan misi apa yang ingin dituju.

Sebagai aspek penting maka SOP harus menjadi salah satu materi wajib untuk seorang karyawan atau anggota baru. Selain untuk memudahkan beradaptasi namun juga meminimalisir adanya kesalahan dan meningkatkan produktifitas.

Sebagai seperangkat instruksi tertulis yang menggambarkan proses langkah demi langkah yang harus diambil untuk melakukan aktivitas rutin dengan benar  maka SOP harus menjadi acuan utama karyawan.

Kenapa menjadi acuan utama agar menjamin organisasi tetap konsisten dan sesuai dengan peraturan perusahaan dan standar bisnis.

Ada berbagai hal dalam SOP antara lain kebijakan, proses, dan standar yang diperlukan agar organisasi berhasil.

SOP dapat menguntungkan bisnis dengan mengurangi kesalahan, meningkatkan efisiensi dan profitabilitas, menciptakan lingkungan kerja yang aman dan menghasilkan pedoman tentang cara menyelesaikan masalah dan mengatasi hambatan.

BACA JUGA : 6 Tips Cara Membangun Interaksi Yang Baik Dengan Siswa

Pengertian SOP menurut Para Ahli

1. Ekotama

SOP adalah sebuah sistem yang disusun untuk menertibkan, merapikan dan memudahkan pekerjaan para karyawan. Adapun isi dari SOP adalh prosedur pekerjaan dari awal sampai akhir.

2. Moekijat

SOP adalah suatu tata cara atau langkah dalam melakukan aktivitas kegiatan. Hal yang termasuk dalam SOP meliputi pelaksana, tempat dan waktu.

3. Insani

SOP adalah sebuah dokumen resmi dan baku yang berisi serangkaian aturan tertulis mengenai berbagai proses penyelenggaraan administrasi perkantoran.

Dokumen SOP berisi tentang cara melakukan pekerjaan, waktu pelaksanaan, tempat penyelenggaraan dan aktor yang berperan dalam kegiatan.

4. Sailendra

SOP adalah panduan kegiatan operasional perusahaan, yang bertujuan untuk memastikan semuanya dapat berjalan lancar.

5. Tjipto Atmoko

Tjipto Atmoko mendefinisakan SOP adalah suatu pedoman yang berguna untuk mengerjakan sebuah tugas pekerjaan sesuai dengan fungsi kerjanya. Selain itu SOP sebagai alat penilaian kinerja instansi pemerintah atau non pemerintah, usaha atau non usaha.

Hal tersebut berdasarkan pada administratif, indikator-indikator teknis, dan prosedur kerja, prosedural sesuai tata kerja, dan sistem kerja yang terkait satu sama lain.

BACA JUGA : Resensi Buku Filosofi Teras: Hidup Harus Bahagia

Manfaat SOP Untuk Perusahaan

Setelah mengetahui pengertian SOP di atas, lalu apa sebenarnya manfaat SOP?. Berikut berbagai manfaat dari SOP.

1. Memberi Pejelasan Tentang Tata Cara Kerja

Dengan adanya SOP akan mempermudah seorang manager untuk menjelaskan aturan, tata cara dan fungsi pekerjaan. Ketika seorang karyawan sudah memahami dengan baik maka ada dampak positif yang muncul seperti produktifitas dan maksimal dalam bekerja.

2. Standarisasi Cara Kerja

Dalam mengelola sebuah perusahaan yang memiliki banyak karyawan maka diperlukan adanya standarisasi cara kerja. SOP hadir sebagai aturan tertulis yang menjelaskan standarisai cara kerja agar karyawan tetap pada jalurnya.

Dengan demikian harapannya semua pekerjaan berjalan sesuai dengan ketentuan, minim kesalahan dan berjalan lancar sesuai harapan dan tujuan.

3. Memudahkan Adaptasi Karyawan.

Sebagai aspek penting dalam perusahaan biasanya setiap perusahaan memiliki SOP masing-masing. Oleh karena itu, salah satu manfaat SOP adalah memudahkan karyawan baru untuk mulai adaptasi dengan lingkungan kerjanya.

Pada prinsipnya selain tentang aturan dan tata cara, SOP juga mencakup penjelasan mengenai hak dan kewajiban para karyawan. Akhirnya, SOP akan mempermudah seorang karyawan baru untuk beradaptasi dengan sistem yang berlaku pada perusahaan.

BACA JUGA : Mengenal 10 Macam Gaya Kepemimpinan, Ini Jawabannya

4. Membantu Karyawan Untuk Mandiri

Dengan mengetahui hak dan kewajiban sekaligus fungsi kerjanya diharapkan karyawan mampu bekerja secara mandari. Tidak tergantung pada intruksi dan intervensi seorang pemimpin.

Karyawan mampu melaksanakan tugas dengan maksimal tanpa melibatkan pimpinan dalam proses perkerjaan keseharian. Pimpinan hanya bertugas menilai kinerja karyawan saja.

5. Mudah Mencapai Target 

Dengan adanya pembagian kerja yang jelas maka sebuah perusahaan akan mencapai target dengan cepat. SOP membantu mencapai target melalui panduan dan acuan bersama agar seluruh karyawan dapat bekerja dengan produktif sesuai visi dan misi.

Dengan kontribusi yang maksimal maka secara terukur target perusahaan akan terwujud dengan cepat, terukur dan mudah.

6. Meningkatkan Akuntabilitas

Dalam melaksanakan tugas seorang karyawan harus transparan dengan mendokumentasikan seluruh tugas dan tanggung jawabnya.

Hal ini bertujuan agar perusahaan memiliki akuntabilitas yang baik dan terbuka kepada seluruh jajaran perusahaan dan pihak terkait.

7.  Meminimalisir Kesalahan

Manfaat SOP selain menjelaskan tata cara kerja juga meminimalisir kesalahan karyawan dalam proses bekerja.  Meminimalisir kesahalan yang dimaksud bisa berupa proses menjalankan tugas, memakali fasilitas kerja dan tingkah laku pada lingkungan kerja.

Ketika seorang seluruh jajaran perusahaa dari tingkat atas sampai tingkat bawah mengikuti SOP dengan benar maka kecil kemungkinan melanggar aturan yang keluar dari jalur SOP.

8. Menciptakan Ukuran Standar Kinerja

Setiap perusahaan memiliki standar kerja masing-masing agar tujuan cepat tercapai dan terealisasi. Tujuan standart kerja agar pimpinan mampu mengevaluasi segala bentuk kekurangan sehingga dapat memperbaikinya dengan segera.

BACA JUGA : Apa Gaya Kepemimpinan Demokratis? Pengertian dan Cirinya

9.  Menyediakan Pedoman Kerja

Pedoman kerja menjadi hal penting bagi karyawan sebab karyawan memiliki unit pelayanan  berbeda-beda. Dalam pemberian pelayanan sehari-hari mereka harus mengaju pada pedoman.

Hal ini bertujuan agar tidak ada tumpang tindih pelaksanaan tugas dan pemberian pelayanan. Di samping itu membantu penelusuran kesalahan prosedural dalam memberikan pelayanan dan menjamin proses pelayanan tetap berjalan dalam berbagai situasi.

10. Menciptakan Bahan-Bahan Training

Setiap perusahaan memiliki Sumber Daya Manusia, Nah untuk memberikan pengetahuan dan semangat kerja baru maka diperlukan adanya pelatihan-pelatihan yang mengajarkan pengertian SOP, manfaat dan fungsinya.

Tujuan pelatihan tentu meningkatkan pemahaman dan tugas kerja, menciptakan lingkungan yang mendorong kemajuan bersama dan memberikan pengetahuan bahwa perusahaan memberi kepedulian terhadap semua karyawan.

Fungsi SOP Untuk Perusahaan

1. Menjadi Pedoman Kinerja

Pedoman kerja merupakan bagian dari SOP yang berguna untuk mengontrol kinerja para karyawan. Bagaimana produktifitas, performa dan kedisiplinan kerja menjadi satu hal yang terukur dalam SOP.

Dengan pedoman maka perusahaan  akan mampu menciptakan suasan kerja yang teratur tanpa mengangu produktitas kinerja masing-masing karyawan.

2. Dasar Hukum

SOP bersifat mengikat dan memiliki dasar aturan dan hukum yang jelas. Dengan dasar hukum maka perusahaan akan mudah dalam mengidentifikasi permasalahan sekaligus penyelesainnya.

Selain itu SOP mengatur hak dan kewajiban kepada seluruh jajaran perusahaan. Apabila melanggar  maka harus siap mendapat hukuman sebagaimana ketentuan yang tertulis dalam SOP.

3.  Tata Cara Pelaksanaan Kerja

Tata cara melaksanakan pekerjaan atau kewajiban juga menjadi hal prioritas dalam SOP. Hal ini agar tidak ada tumpang tindih pelaksanaan pekerjaan.

Bagi perusahaan yang memiliki karyawan ribuan maka memerlukan berbagai divisi yang mampu bekerja sesuai dengan tupoksinya masing-masing. Selain itu dengan ata cara pelaksanaan kerja maka akan terhindar dari kesalahan yang merugikan perusahaan.

BACA JUGA : Gaya Kepemimpinan Situasional, Pengertian, Ciri dan Manfaatnya

4. Informasi Detail Pekerjaan

Pada prakteknya, SOP selain menjadi dasar hukum, Pedoman tata cara kerja,  juga berfungsi sebagai informasi menyeluruh tentang pekerjaan.

Informasi detail yang dimaksud bukan hanya mengenai prosedur namun juga berbagai faktir yang mempengaruhi prose pekerjaan.

Misalnya berbagai aturan mengenai, cara mengambil cuti, jaminan kesehatan, fasilitas atau kejadian yang tidak diprediksi seperti karyawan mengalami musibah.

Semua tertuang dalam SOP sehingga para karyawan nantinya dapat memahami satu sama lainnya. Dengan adanya pemahaman yang sama maka terjalin lingkungan kerja yang nyaman dan kesolidtan antar karyawan.

Bila semua karyawan menjalankan peran dan fungsinya sesuai dengan hak dan kewajibannya maka dengan mudah perusahaan akan mencapai target yang diingginkan.

Nah! sekian penjelasan mengenai Pengertian SOP Manfaat dan Fungsinya, sampai jumpa pada artikel berikutnya!

 

Tulisan Terkait:

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *